Η Σφραγίδα της Χάγης τίθεται συνήθως στο πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο ή σε επίσημο αντίγραφό του, πριν από τη μετάφραση.
Για ελληνικά δημόσια έγγραφα, αρμόδια υπηρεσία είναι συνήθως η Αποκεντρωμένη Διοίκηση του τόπου έκδοσης του εγγράφου.
Για δικαστικά και συμβολαιογραφικά έγγραφα, αρμόδιο είναι συνήθως το Πρωτοδικείο.
Επειδή οι απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με το έγγραφο, τη χώρα και τον φορέα στον οποίο θα κατατεθεί, είναι καλό να ρωτάτε πρώτα τον φορέα που θα παραλάβει το έγγραφο.